Op 1 juli 2019 vervallen de wettelijke verlofdagen die een werknemer heeft opgebouwd in 2018. Je moet je werknemer daar wel op wijzen, om te voorkomen dat je onvoldoende gelegenheid hebt gegeven om de verlofdagen op te nemen. In dit artikel geef ik je 4 tips om ervoor te zorgen dat verlofdagen op de juiste wijze kunnen vervallen.

Welke verlofdagen vervallen en wanneer

De wettelijke verlofdagen vervallen 6 maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd, zonder recht op uitbetaling. De wettelijke verlofdagen zijn de dagen gelijk aan 4 x de overeengekomen arbeidsduur per week. Dus bij een arbeidsduur van 38 uur per week, krijgt een werknemer in ieder geval 4 x 38 uur verlof per jaar. Die 4 x 38 uur moet de werknemer binnen 6 maanden na het jaar waarin ze zijn opgebouwd opnemen. De wettelijke verlofdagen uit 2018 vervallen dus per 1 juli 2019.

Alle extra vrije dagen in een jaar zijn de bovenwettelijke verlofdagen. Die verjaren pas 5 jaar na het jaar waarin ze zijn opgebouwd. De bovenwettelijke dagen van 2018 verjaren dus na 31 december 2023.

Om een conflict met je werknemer over het moment van vervallen of verjaren van de verlofdagen te voorkomen, is het belangrijk om een juiste administratie bij te houden. Inmiddels zijn er veel administratiesystemen op de markt die dit automatisch voor je doen.

Voldoende gelegenheid geven

Zorg ervoor dat je de werknemer voldoende gelegenheid geeft om de verlofdagen op te nemen vòòr de vervaldatum. Doe je dat niet? Dan mag je ze niet laten vervallen. Als je bijvoorbeeld een verlofaanvraag moet weigeren uit bedrijfsbelang, zorg dan ook voor voldoende mogelijkheid om alsnog tijdig verlof op te kunnen nemen op een ander moment. Daarnaast is het goed om je werknemers tijdig en schriftelijk te melden dat de verlofdagen bijna komen te vervallen en de werknemers nog de gelegenheid krijgen om die dagen op te nemen. Als werkgever moet je namelijk aan kunnen tonen dat er voldoende gelegenheid is gegeven om verlofdagen op te nemen.

Afwijken van de regel

Je mag niet ten nadele van de werknemer afwijken van de wettelijke regeling, maar wel ten voordele. In de arbeidsvoorwaarden of de cao kunnen de genoemde termijnen dus worden verlengd. Zorg ervoor dat je controleert welke verval- of verjaringstermijnen er in de toepasselijke cao zijn opgenomen. Als je als werkgever besluit zelf af te wijken van de wettelijke regeling en langere termijnen hanteert, leg dit dan vooraf schriftelijk vast in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsvoorwaardenreglement.

Tips!

Wil je verlofdagen laten vervallen? Let dan goed op de volgende punten:

De 4 belangrijkste tips:

  • Hoe een goede administratie van verlofdagen bij.
  • Geef werknemers voldoende mogelijkheid om de verlofdagen op te nemen.
  • Breng je werknemers tijdig en schriftelijk op de hoogte van het vervallen van verlofdagen
  • Leg een afwijkende regeling (ten voordele van werknemer) schriftelijk vast in de arbeidsovereenkomst of het arbeidsvoorwaardenreglement.