Een flink aantal interessante kandidaten heeft op je vacature gesolliciteerd. De vraag is hoe je vervolgens met hun gegevens dient om te gaan. Hieronder vind je antwoorden op de zes meest gestelde vragen over privacy tijdens de sollicitatieprocedure. We sluiten dit artikel af met een tip.

Mag je LinkedIn checken of Facebook?

Vanaf de ontvangst van het CV van de eerste kandidaat is de AVG al van toepassing. Dat betekent dat je de sollicitant niet zonder meer direct na ontvangst van diens CV mag googelen en/of diens Facebook- of andere accounts mag nagaan. De AP heeft gewaarschuwd dat dat echt alleen mag als dat voor de betreffende functie noodzakelijk is. Het is dus aan jou om dat aan te tonen. Bovendien moet je in de vacature aankondigen dat controle van bijvoorbeeld het LinkedIn-of Twitteraccount mogelijk is en moet je daarbij de reden vermelden op grond waarvan je dat doet. Als je vervolgens informatie over de kandidaat via die accounts hebt gevonden, moet je hem in de gelegenheid stellen een en ander toe te lichten.

Zelfs als de sollicitant je tijdens het sollicitatiegesprek zijn toestemming heeft gegeven voor de controle van bijvoorbeeld diens Facebook-account, mag je daartoe niet overgaan. Dit omdat een sollicitant in het algemeen moeilijk ‘nee’ tegen een aankomend werkgever kan zeggen en zijn toestemming dus mogelijk niet geheel vrijwillig is gegeven. De door een sollicitant gegeven toestemming is alleen rechtsgeldig als hij die toestemming, zonder dat dat nadelige gevolgen voor hem heeft, kan weigeren.

Mag je vragen of de kandidaat medisch geschikt is voor de functie?

Je mag geen vragen stellen over gevoelige onderwerpen zoals de gezondheid van de kandidaat, een eventuele kinderwens, de seksuele voorkeur en/of de financiële situatie voor zover dit laatste niet publiek bekend is. De kandidaat heeft daarentegen wel de plicht om te spreken over eventuele (lichamelijke of psychische) beperkingen die aan de uitoefening van de functie in de weg liggen. Als hij dat nalaat en vervolgens door die ziekte – die hem bij voorbaat ongeschikt voor de door jou aangeboden functie maakte – uitvalt, mag je de loonbetaling tijdens ziekte staken.

Mag je het CV van een interessante kandidaat na de procedure bewaren?

Je mag de door de sollicitant verstrekte gegevens niet langer dan vier weken na de sollicitatie bewaren, tenzij hij je zijn toestemming heeft gegeven de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld omdat mogelijk op termijn een vacature vrijkomt. Ook in dat geval mag je de gegevens niet langer dan één jaar bewaren. Zorg er wel voor dat je kunt aantonen dat je de toestemming van de sollicitant voor het bewaren van zijn CV, zijn brief en/of eventueel de tijdens het gesprek gemaakte aantekeningen hebt verkregen.

Als een sollicitant daarom verzoekt, moet je diens gegevens binnen uiterlijk vier weken verwijderen. Ook mag hij je verzoeken de door hem verstrekte gegevens te corrigeren en/of uit te breiden.

Mag je een kandidaat verplichten te solliciteren door middel van een videogesprek?

Je mag sollicitanten niet verplichten via een videogesprek te solliciteren. Je mag deze optie wel als keuze aanbieden, maar de keuze voor het één of het ander mag geen negatieve invloed hebben op de kansen van de kandidaat tijdens de procedure. Dat je een videogesprek niet mag verplichten, is gelegen in het feit dat je tijdens het gesprek bijzondere persoonsgegevens kunt nagaan.

Mag je de sollicitant om verstrekking van diens BSN of identiteitsbewijs verzoeken?

Je mag de sollicitant niet om verstrekking van zijn BSN-nummer verzoeken, tenzij je bij het UWV wil laten nagaan of hij onder de doelgroep van de Wet banenafspraak en quotum arbeidsbeperkten valt. Deze wet heeft tot doel dat meer arbeidsbeperkte werknemers deelnemen aan het arbeidsproces. Je mag de sollicitant evenmin om een kopie van zijn identiteitsbewijs vragen. Zodra de sollicitant echter in dienst treedt, is hij verplicht zowel zijn BSN als een kopie van diens identiteitsbewijs te verstrekken.

Wanneer mag je een kandidaat screenen en/of om overlegging van een VOG verzoeken?

Voor sommige functies kan het noodzakelijk zijn dat je de kandidaat aan een screening onderwerpt. Deze screening kan zeer ingrijpend zijn voor de sollicitant en is daarom alleen onder bepaalde wettelijke voorwaarden toegestaan. De belangrijkste voorwaarden zijn dat je een legitieme reden voor die screening hebt en dat de screening voor de uitoefening van de functie noodzakelijk is. Te denken valt aan functies in de kinderopvang of in de beveiliging. Voor sommige functies is het in verband met bijvoorbeeld staatsveiligheid noodzakelijk een onderzoek naar de sollicitant door de AIVD te laten uitvoeren. Ook kan een sollicitant voor de uitoefening van een aantal functies worden verplicht een verklaring omtrent gedrag (VOG) over te leggen, bijvoorbeeld voor de functie van onderwijzer, kinderopvangmedewerker of advocaat. Je moet de screening toespitsen op de betreffende functie en dus nagaan welke gegevens daadwerkelijk relevant zijn. Het is je daarbij niet toegestaan bijzondere persoonsgegevens van de sollicitant te verwerken, omdat ze voor dat onderzoek niet ter zake doen. Ook moet je de gezondheid van de sollicitant buiten de screening houden, tenzij een medische keuring wettelijk verplicht is voor de beoogde functie. Als dat het geval is, moet je ervoor zorgdragen dat je dat duidelijk in de vacaturetekst hebt vermeld.

Privacy statement

Tot slot is het van belang dat je je sollicitanten informeert hoe je met hun persoonsgegevens omgaat. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een privacy statement op je website te plaatsen. In een dergelijk document kun je onder meer je sollicitanten, maar bijvoorbeeld ook de bezoekers van je website of je klanten, vertellen welke persoonsgegevens je van ze verzamelt, wat daarvan het doel is en hoe je ze zult beveiligen.

Mocht je nog vragen hebben over privacy tijdens de sollicitatieprocedure of als je hulp nodig hebt bij het opstellen van een privacy statement neem dan gerust contact met één van onze specialisten op. Zij helpen je graag verder.