Als werkgever verwerk je veel gegevens van je werknemers. Je vraagt hun een flink aantal documenten in te vullen en/of aan je te geven en je slaat ze op of stuurt ze door aan derden, zoals de Belastingdienst en het UWV. De Belastingdienst vraagt je om die gegevens aan haar te versturen, maar mag dat eigenlijk wel zonder toestemming van je werknemers?

Voor een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens gelden zes grondslagen hebt, waarvan toestemming van de betrokkene er één is. De grondslagen zijn de volgende:

1. de betrokkene heeft zijn ondubbelzinnige toestemming verleend. Voor deze grondslag geldt dat je niet lichtzinnig mag uitgaan van de toestemming. Niet-antwoorden op een mail waarin de verwerking is medegedeeld is onvoldoende. De toestemming moet ondubbelzinnig zijn. Voor een werknemer geldt dat weigering van toestemming geen gevolgen mag hebben voor
het dienstverband;

2. de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van betrokkene en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst;

3. ter nakoming van een wettelijke verplichting;

4. ter vrijwaring van een vitaal belang van betrokkene;

5. de verwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van een publiekrechtelijke taak;

6. de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van jouw gerechtvaardigde belang of van een derde aan wie je de gegevens verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

Voor de gegevensverstrekking aan de Belastingdienst geldt dat je dit op grond van een wettelijke plicht doet. Om die reden heb je dus niet de toestemming van je werknemers nodig en kun je de gegevens zonder toestemming doorzetten.